Cuando una marca decide lanzar un nuevo producto cosmético, suele centrar su atención —y su presupuesto— en la fase de cosmetic formulation. Es lógico: el desarrollo de la fórmula, las pruebas de estabilidad, los test de seguridad y la producción industrial son las etapas más visibles del proceso. Sin embargo, en la práctica, muchos proyectos comienzan a encarecerse mucho antes de que el laboratorio empiece a formular.
Este incremento de costes previo es uno de los errores más habituales —y menos previstos— en proyectos cosméticos, especialmente en marcas nuevas, startups o empresas que se enfrentan por primera vez al trabajo con cosmetic manufacturers. Decisiones estratégicas mal planteadas, falta de definición inicial o cambios constantes en la dirección del proyecto generan una cadena de costes que se acumulan desde el inicio y condicionan todo el desarrollo posterior.
Lo más relevante es que estos sobrecostes no siempre están relacionados con fallos técnicos o con una mala formulación. En muchos casos, el problema aparece antes de que exista siquiera una fórmula, durante la fase de planificación, conceptualización y definición del proyecto. Horas de trabajo adicionales, documentación innecesaria, reprocesos y ajustes constantes acaban inflando el presupuesto sin que la marca sea plenamente consciente de ello.
Desde la perspectiva de los laboratorios y fabricantes cosméticos, es habitual recibir proyectos que ya llegan “encarecidos” desde el punto de partida. Briefings incompletos, conceptos poco realistas o estrategias mal alineadas obligan a dedicar recursos adicionales solo para reconducir el proyecto antes de empezar a formular.
Por eso, entender qué decisiones previas generan sobrecostes tempranos es clave para cualquier marca que quiera desarrollar un producto cosmético de forma eficiente. En este artículo analizamos por qué muchos proyectos se encarecen incluso antes de entrar en la fase de cosmetic formulation, comenzando por uno de los factores más determinantes: las decisiones estratégicas tomadas al inicio del proyecto.
Decisiones estratégicas que generan sobrecostes tempranos
Antes de hablar de ingredientes, fórmulas o procesos productivos, todo proyecto cosmético se construye sobre una serie de decisiones estratégicas iniciales. Estas decisiones definen el alcance, la complejidad y la viabilidad del producto. Cuando no se toman con criterio —o se toman de forma precipitada— se convierten en una fuente constante de sobrecostes desde el primer momento.
Un error común es pensar que estas decisiones son “teóricas” y no tienen impacto económico inmediato. En realidad, cada definición (o falta de definición) se traduce en horas de trabajo adicionales para el laboratorio, los cosmetic manufacturers y otros agentes implicados.
Falta de una visión clara del producto desde el inicio
Uno de los principales detonantes de sobrecostes tempranos es no tener una visión clara del producto que se quiere desarrollar. Esto se manifiesta de varias formas:
- Conceptos demasiado genéricos o ambiguos.
- Cambios constantes en el tipo de producto.
- Dudas recurrentes sobre el posicionamiento.
- Redefinición continua del público objetivo.
Cuando el proyecto no tiene una dirección clara, el laboratorio se ve obligado a trabajar sobre hipótesis cambiantes. Cada cambio implica rehacer planteamientos previos, lo que se traduce en más horas de análisis, reuniones y ajustes antes incluso de formular.
Sobredefinir el proyecto desde una fase demasiado temprana
En el extremo opuesto, también es habitual encontrar proyectos que se encarecen por sobredefinición prematura. Algunas marcas intentan cerrar todos los detalles desde el inicio, sin conocer aún las limitaciones técnicas o regulatorias.
Ejemplos habituales:
- Claims muy ambiciosos sin validación previa.
- Exigencias técnicas incompatibles entre sí.
- Combinación de múltiples beneficios en un solo producto.
- Expectativas irreales sobre costes y plazos.
Este tipo de enfoque obliga a los cosmetic manufacturers a invertir tiempo en explicar por qué ciertas combinaciones no son viables o requieren ajustes, lo que genera reprocesos incluso antes de iniciar la cosmetic formulation.
Cambios estratégicos constantes durante la fase inicial
Cada cambio estratégico tiene un coste, aunque no siempre sea visible para la marca. Cambiar de opinión varias veces en las primeras fases del proyecto genera:
- Nuevas evaluaciones técnicas.
- Replanteamiento del enfoque regulatorio.
- Ajustes en el planteamiento comercial.
- Retrasos acumulados que encarecen el proyecto.
Algunos de los cambios más comunes que generan sobrecostes tempranos son:
- Cambiar el tipo de producto (por ejemplo, de crema a sérum).
- Modificar el posicionamiento de precio.
- Redefinir el canal de venta principal.
- Ampliar o reducir el alcance del proyecto sin planificación.
Cada uno de estos cambios obliga al laboratorio a rehacer parte del trabajo previo, incluso antes de formular.
Elección prematura de mercados objetivo
Definir los mercados objetivo es una decisión estratégica clave, pero hacerlo demasiado pronto —o sin análisis suficiente— puede encarecer el proyecto desde el inicio.
Algunos errores frecuentes incluyen:
- Incluir demasiados mercados desde el principio.
- No priorizar mercados por fases.
- Subestimar las diferencias regulatorias entre países.
- Asumir que un mismo planteamiento sirve para todos los mercados.
Desde el punto de vista de la cosmetic formulation y la documentación asociada, cuantos más mercados se incluyan desde el inicio, mayor será la complejidad del proyecto, incluso antes de desarrollar la fórmula.
Claims y promesas de producto mal planteadas
Los claims son uno de los elementos estratégicos con mayor impacto en el coste del proyecto. Decidirlos mal —o demasiado pronto— genera sobrecostes que se manifiestan incluso antes de formular.
Algunos ejemplos de claims que suelen encarecer el proyecto desde el inicio:
- Claims que requieren estudios complejos.
- Promesas difíciles de respaldar técnicamente.
- Uso de terminología regulatoriamente sensible.
- Claims incompatibles entre sí dentro de un mismo producto.
Cada claim condiciona la cosmetic formulation, los test necesarios y la documentación posterior. Por eso, cuando se definen sin una visión realista, el laboratorio debe invertir tiempo adicional en replantearlos o ajustarlos.
Falta de alineación entre estrategia y presupuesto real
Otro factor clave es la desconexión entre lo que la marca quiere hacer y el presupuesto real disponible. Esta falta de alineación genera sobrecostes tempranos porque:
- Se plantean proyectos que luego deben simplificarse.
- Se invierte tiempo en soluciones que no llegarán a ejecutarse.
- Se generan expectativas que no pueden cumplirse.
Los cosmetic manufacturers suelen detectar este problema muy pronto, pero reconducirlo implica trabajo adicional que se suma al coste inicial del proyecto.
Por qué estas decisiones encarecen el proyecto antes de formular
Todas estas decisiones estratégicas tienen algo en común: obligan al laboratorio a trabajar más antes de empezar a formular. Aunque no se vean reflejadas en un coste inmediato de materias primas o producción, sí generan:
- Más horas de análisis técnico.
- Más reuniones y redefiniciones.
- Mayor complejidad documental inicial.
- Retrasos que afectan al calendario global.
Cuando no se gestionan bien, estas decisiones convierten la fase previa a la cosmetic formulation en una de las más costosas del proyecto, sin que la marca siempre sea consciente de ello.
Briefings poco definidos y reprocesos innecesarios
Uno de los factores que más encarecen un proyecto cosmético antes incluso de entrar en la fase de cosmetic formulation es la falta de un briefing claro y bien estructurado. Aunque pueda parecer un documento preliminar y fácilmente ajustable, en realidad el briefing es la base sobre la que los cosmetic manufacturers construyen todo el proyecto técnico, regulatorio y productivo.
Cuando el briefing es ambiguo, incompleto o contradictorio, el proyecto entra rápidamente en una dinámica de ajustes constantes que se traducen en reprocesos innecesarios, consumo de horas técnicas y retrasos acumulados.
Qué se entiende por un briefing poco definido
Un briefing poco definido no es solo un briefing corto. De hecho, muchos briefings extensos también generan problemas si no están bien planteados. Algunos de los errores más habituales son:
- Objetivos del producto poco claros o excesivamente genéricos.
- Falta de priorización entre requisitos (todo es “imprescindible”).
- Información contradictoria entre diferentes apartados.
- Cambios constantes de versión sin criterios claros.
- Expectativas no alineadas con el presupuesto o los plazos.
Desde el punto de vista del laboratorio, un briefing así obliga a trabajar sobre supuestos, lo que aumenta la probabilidad de rehacer trabajo en fases posteriores.
El coste oculto de los reprocesos
Cada vez que un proyecto se redefine, aunque sea ligeramente, se activa un nuevo ciclo de trabajo. Esto implica:
- Revisión técnica del planteamiento.
- Nuevo análisis de viabilidad.
- Ajustes en el enfoque de cosmetic formulation.
- Revisión de implicaciones regulatorias.
- Replanteamiento del calendario.
Aunque estas tareas no siempre se facturen de forma explícita, sí consumen recursos del laboratorio y del fabricante, lo que acaba repercutiendo en el coste global del proyecto.
Cambios “pequeños” que generan grandes sobrecostes
Uno de los problemas más habituales es subestimar el impacto de cambios aparentemente menores. Algunos ejemplos típicos:
- “Solo queremos hacerlo un poco más premium.”
- “Quizá podríamos añadir un beneficio más.”
- “¿Y si también lo hacemos apto para piel sensible?”
- “Hemos pensado en cambiar el público objetivo.”
Cada uno de estos cambios obliga a revisar el proyecto desde la base, incluso si aún no se ha iniciado la formulación. El resultado es una acumulación de costes previos que la marca no siempre percibe como tal.
Falta de toma de decisiones internas
Otro factor clave es la falta de alineación interna dentro de la propia marca. Cuando diferentes interlocutores participan en el proyecto sin una toma de decisiones clara, se generan:
- Indicaciones contradictorias al laboratorio.
- Cambios de criterio en fases avanzadas.
- Reversiones de decisiones ya validadas.
Para los cosmetic manufacturers, esta situación es especialmente costosa, ya que obliga a rehacer análisis y adaptar el proyecto a nuevas directrices de forma continua.
Por qué un buen briefing reduce costes desde el inicio
Un briefing bien trabajado no solo acelera el proyecto, sino que reduce costes desde la fase más temprana. Permite al laboratorio:
- Evaluar la viabilidad real desde el principio.
- Anticipar riesgos técnicos y regulatorios.
- Proponer soluciones ajustadas al presupuesto.
- Evitar desarrollos que no llegarán a ejecutarse.
Invertir tiempo en definir bien el briefing es una de las decisiones más rentables que puede tomar una marca antes de iniciar la cosmetic formulation.
Elección de claims, formatos y mercados objetivo
Otro de los grandes generadores de sobrecostes tempranos es la elección prematura —o mal planteada— de claims, formatos y mercados objetivo. Estas decisiones estratégicas condicionan todo el desarrollo posterior y, si no se abordan con criterio, encarecen el proyecto desde el primer momento.
Claims: una decisión estratégica con impacto económico inmediato
Los claims no son solo una herramienta de marketing. Desde el punto de vista técnico y regulatorio, cada claim tiene implicaciones directas en:
- El tipo de cosmetic formulation necesaria.
- Los estudios y pruebas requeridas.
- La documentación que debe generarse.
- El tiempo y el coste del proyecto.
Algunos errores habituales en la definición de claims son:
- Elegir claims demasiado ambiciosos sin validación previa.
- Acumular múltiples claims en un solo producto.
- Utilizar terminología sensible desde el punto de vista regulatorio.
- Copiar claims de otras marcas sin analizar su viabilidad.
Cuando esto ocurre, el laboratorio debe invertir tiempo adicional en reformular el planteamiento, explicar limitaciones y proponer alternativas, lo que incrementa los costes incluso antes de formular.
Formatos de producto: más complejidad de la que parece
La elección del formato también influye directamente en los costes iniciales. No todos los formatos implican el mismo nivel de complejidad técnica, productiva y regulatoria.
Algunos ejemplos de decisiones que encarecen el proyecto desde el inicio:
- Apostar por formatos innovadores sin experiencia previa.
- Elegir envases complejos o poco compatibles.
- No considerar la disponibilidad real de envases.
- Cambiar el formato en fases tempranas del proyecto.
Cada formato condiciona el tipo de formulación, el proceso productivo y la validación necesaria. Cuando se cambia de formato una vez iniciado el proyecto, se generan reprocesos que impactan directamente en el presupuesto.
Mercados objetivo: definir menos para avanzar mejor
Uno de los errores más comunes es querer abarcar demasiados mercados desde el inicio. Aunque pueda parecer una estrategia ambiciosa, en la práctica suele encarecer el proyecto de forma innecesaria.
Algunos problemas habituales son:
- Diferencias regulatorias entre mercados.
- Requisitos documentales distintos.
- Limitaciones en claims según el país.
- Necesidad de adaptar el producto a normativas divergentes.
Desde la fase previa a la cosmetic formulation, cada mercado adicional añade complejidad al proyecto. Por eso, muchos cosmetic manufacturers recomiendan:
- Priorizar mercados por fases.
- Diseñar el producto pensando en una expansión progresiva.
- Evitar sobredimensionar el alcance inicial.
La combinación de claims, formatos y mercados: el verdadero riesgo
El mayor problema no suele estar en una sola decisión, sino en la combinación de varias:
- Claims complejos + múltiples mercados.
- Formatos innovadores + plazos ajustados.
- Altas expectativas + presupuesto limitado.
Cuando estas variables se combinan sin una planificación realista, el proyecto empieza a acumular costes desde el inicio, incluso antes de que el laboratorio empiece a trabajar en la cosmetic formulation.
Cómo afectan estas decisiones a los costes iniciales
Todas estas elecciones estratégicas tienen un impacto directo en:
- Horas de análisis técnico previo.
- Complejidad regulatoria inicial.
- Número de reuniones y redefiniciones.
- Retrasos que afectan al calendario global.
Aunque no siempre se perciban como “costes”, acaban reflejándose en el presupuesto final del proyecto.
La importancia de una planificación estratégica realista
Reducir los costes previos no implica simplificar en exceso el proyecto, sino planificar con criterio. Los cosmetic manufacturers con experiencia suelen insistir en:
- Definir claims realistas y escalables.
- Elegir formatos compatibles con los objetivos del proyecto.
- Priorizar mercados de forma estratégica.
- Alinear expectativas con presupuesto y plazos.
Estas decisiones, bien tomadas desde el inicio, permiten que la fase de cosmetic formulation sea mucho más eficiente y controlada.
Requisitos regulatorios y documentación inicial: el coste que muchas marcas no anticipan
Uno de los factores que más encarece un proyecto cosmético desde sus fases iniciales es la gestión regulatoria previa a la cosmetic formulation. Muchas marcas asumen que los requisitos legales entran en juego cuando el producto ya está formulado, pero la realidad es muy distinta: gran parte del trabajo regulatorio comienza antes incluso de desarrollar la fórmula.
Desde la perspectiva de los cosmetic manufacturers, este es uno de los puntos donde más desviaciones de presupuesto se producen, especialmente cuando la marca no ha contemplado el alcance real de la documentación necesaria.
Qué implica la regulación antes de formular
Antes de iniciar la cosmetic formulation, el laboratorio y el fabricante deben evaluar una serie de aspectos regulatorios que condicionan todo el desarrollo posterior:
- Marco legal aplicable según mercados objetivo.
- Tipo de producto cosmético y su clasificación.
- Restricciones de ingredientes según normativa vigente.
- Viabilidad legal de los claims propuestos.
- Requisitos documentales asociados al lanzamiento.
Este análisis previo requiere tiempo, recursos técnicos y experiencia regulatoria. Cuando no se contempla desde el inicio, el proyecto empieza a acumular costes incluso antes de que exista una fórmula.
Documentación inicial que genera sobrecostes tempranos
Aunque todavía no exista un producto formulado, ya se generan documentos y análisis que tienen un impacto económico directo. Algunos de los más habituales son:
- Evaluaciones preliminares de viabilidad regulatoria.
- Análisis de ingredientes potenciales y sus restricciones.
- Revisión legal de claims y mensajes comerciales.
- Adaptación del proyecto a requisitos específicos por mercado.
Cuando estos aspectos no se han definido bien desde el briefing, es habitual que la documentación deba rehacerse varias veces, generando reprocesos innecesarios.
El impacto de los mercados objetivo en la carga regulatoria
Uno de los errores más frecuentes es sobredimensionar los mercados objetivo desde el inicio. Cada mercado adicional implica:
- Normativa específica que analizar.
- Requisitos documentales distintos.
- Diferencias en claims permitidos.
- Posibles ajustes en la cosmetic formulation.
Desde el punto de vista de los cosmetic manufacturers, definir demasiados mercados desde el principio multiplica la carga regulatoria y encarece el proyecto incluso antes de formular.
Claims y regulación: una relación directa con el coste
Los claims no solo afectan al marketing, sino que tienen un impacto directo en la documentación regulatoria. Claims mal definidos o excesivamente ambiciosos pueden requerir:
- Estudios adicionales.
- Reformulación del planteamiento inicial.
- Revisión legal repetida.
- Cambios en el enfoque del producto.
Todo ello genera costes previos que muchas marcas no contemplan cuando definen su estrategia inicial.
Falta de asesoramiento regulatorio desde el inicio
Otro factor habitual es no contar con asesoramiento regulatorio desde las primeras fases del proyecto. Cuando la regulación se aborda tarde, suelen aparecer:
- Cambios obligatorios de enfoque.
- Eliminación de claims ya trabajados.
- Ajustes técnicos no previstos.
- Retrasos que impactan en el presupuesto global.
Por eso, integrar la visión regulatoria desde el inicio es una de las claves para evitar sobrecostes antes de la cosmetic formulation.
Cómo reducir costes desde la fase de planificación
La buena noticia es que muchos de los sobrecostes que aparecen antes de formular son evitables. Reducirlos no implica simplificar en exceso el proyecto, sino planificar de forma estratégica y realista desde el principio.
Desde la experiencia de los cosmetic manufacturers, estas son algunas de las prácticas más eficaces para controlar el presupuesto desde las primeras fases.
Definir un briefing claro, realista y priorizado
Un briefing bien estructurado es la mejor herramienta para reducir costes tempranos. Debe incluir:
- Objetivo principal del producto.
- Prioridades claras (qué es imprescindible y qué es negociable).
- Público objetivo bien definido.
- Presupuesto orientativo realista.
- Plazos coherentes.
Cuanto más claro sea el briefing, menos reprocesos serán necesarios antes de entrar en la cosmetic formulation.
Tomar decisiones estratégicas por fases
Uno de los errores más habituales es querer cerrarlo todo desde el inicio. Una planificación por fases permite:
- Priorizar un mercado inicial.
- Definir claims escalables.
- Posponer decisiones que no son críticas al inicio.
- Reducir la carga regulatoria y técnica temprana.
Este enfoque es especialmente recomendable para marcas que trabajan por primera vez con cosmetic manufacturers.
Alinear expectativas, presupuesto y viabilidad técnica
Reducir costes no consiste en pedir “más por menos”, sino en alinear:
- Lo que la marca quiere conseguir.
- Lo que el presupuesto permite.
- Lo que es técnicamente viable.
Cuando esta alineación se produce desde el inicio, el laboratorio puede proponer soluciones realistas sin necesidad de rehacer el proyecto varias veces.
Contar con el laboratorio como socio desde el principio
Involucrar al laboratorio desde las primeras fases del proyecto permite:
- Detectar riesgos antes de que generen costes.
- Ajustar expectativas de forma temprana.
- Optimizar el planteamiento de la cosmetic formulation.
- Evitar decisiones que encarezcan el desarrollo innecesariamente.
Los cosmetic manufacturers con experiencia aportan valor no solo formulando, sino ayudando a planificar mejor el proyecto.
Simplificar sin perder coherencia de marca
Reducir costes no implica renunciar a la identidad de marca, sino evitar complejidades innecesarias:
- Menos claims, pero mejor definidos.
- Formatos coherentes con los objetivos reales.
- Mercados priorizados estratégicamente.
Este enfoque permite avanzar con mayor control presupuestario desde el inicio.
Conclusión: los costes no empiezan con la formulación
Uno de los grandes aprendizajes en el desarrollo de productos cosméticos es que los costes no comienzan con la cosmetic formulation, sino mucho antes. Decisiones estratégicas mal planteadas, briefings poco definidos, claims irreales o una planificación regulatoria deficiente pueden encarecer un proyecto desde sus primeras fases, incluso antes de que exista una fórmula.
Para las marcas, especialmente aquellas que trabajan por primera vez con cosmetic manufacturers, entender esta realidad es clave para evitar desviaciones presupuestarias y frustraciones durante el desarrollo.
Planificar bien, definir con claridad y apoyarse en el laboratorio desde el inicio permite reducir reprocesos, optimizar recursos y construir proyectos más sólidos, eficientes y viables a largo plazo.Porque en cosmética, muchas veces, el éxito —o el sobrecoste— se decide antes de formular.
